Väčšina starostov obcí si pozitíva vlastníctva webovej stránky obce už uvedomuje. Jedným z prínosov je ľahká dostupnosť rôznych informácií a dokumentov obce, ktoré sú k nahliadnutiu aj mimo úradných hodín. Pracovník obce jednoducho dokument umiestni na stiahnutie na web stránku obce, pričom sa môže jednať aj o rozsiahle množstvo informácií skladajúcich sa z viacerých súborov, samozrejme povolených formátov.
Napríklad územno-plánovacia dokumentácia so všetkými sprievodnými správami a vyjadreniami. Komplikované ? Priveľké ? Vôbec nie. Obec má na vytvorenie dokumentácie vždy konkrétneho spracovateľa, ktorý v momente, keď dokument vytvára, ho zároveň má správne formátovať, určovať mu nadpisy, hlavičky a štruktúru. Preto je potrebné pri zadaní prác si stanoviť podmienku, aby bol výstupný dokument realizovaný v súlade s webovými štandardami, ktoré sú potrebné pre ľahšiu orientáciu tak vidiacemu čitateľovi, ako aj nevidiacemu užívateľovi. Nevidiacemu dokument číta čítačka a je preto obrovskou výhodou, ak dokument nie je zhlukom za sebou idúcich slov. V štruktúrovanom dokumente sa vie čítačka pomocou nadpisov pohybovať po vybranej úrovni, vnárať sa a vyhľadať podstatný text.
Na obecnom úrade sa však denno-denne vytvára veľa vlastných dokumentov, ktoré sú neskôr zverejňované na webovom sídle, alebo sa posielajú iným užívateľom. A je úplne jedno, či mail s priloženým súborom ide spolupracujúcej inštitúcii, alebo sa posiela ako odpoveď na žiadosť o informáciu. Pracovník obce pri tvorbe dokumentu rovnako musí vedieť, ako dokument správne zostaviť a formátovať.
Každý už hádam čítal dokument na webe, ktorý bol písaný bez odsekov. Ak takáto informácia príde mailom, prijímateľ často len zalomí rukami - bolia z toho oči, ak vás niečo alebo niekto náhle vyruší, za nič neviete nájsť miesto, kde ste skončili. Text písaný bez odsekov sa na obrazovke veľmi zle číta, preto dnes majú niektoré mestá smernicu, ktorá určuje ako má po formálnej stránke vyzerať výstupný dokument úradu, dokonca existuje aj technická norma na tvorbu dokumentov.
Správne štrukturovaná informácia má množstvo výhod – je prehľadnejšia, dá sa v nej ľahšie orientovať, nedochádza k skresleniu obsahu a prijímateľ ju aj pochopí v požadovanom význame. Nehovoriac už o prínose pre slabozrakých a nevidiacich. Už len používať ako treba.
